De druk op bedrijven in alle branches neemt al jaren onafgebroken toe. Dit geldt met name voor digitalisering. Veel deskundigen zijn het erover eens dat degenen die dit volledig ontlopen in de toekomst niet langer concurrerend zullen zijn. Met ERP-software krijgen bedrijven precies de applicatie die ze nodig hebben om alle digitale transformaties te implementeren en hun eigen processen over te zetten naar de moderne tijd.
Op de markt zijn er echter talloze verschillende systemen van verschillende aanbieders. Het kiezen van de juiste ERP-software wordt al snel een Herculean-taak. Wij laten u zien wat belangrijk is bij het kiezen van een ERP en wat ERP software moet doen zodat het u op alle niveaus van uw bedrijf een lange termijn toegevoegde waarde biedt.
Definitie: Wat is ERP-software?
De afkorting ERP staat voor de zogenaamde Enterprise Resource Planning. Deze ondernemende taak gaat over het meest efficiënte gebruik van middelen. De centrale uitdaging is om verspilling van grondstoffen op te sporen en te vervangen door efficiëntere en geoptimaliseerde processen.
In dit verband zijn resources alle operationele resources die beschikbaar zijn voor het bedrijf om zijn eigen zakelijke doeleinden te vervullen. Naast de te verwerken materialen geldt dit ook voor de mankracht van het personeel, vastgoed, installaties en machines, gereedschappen of zelfs financiële middelen.
Al deze middelen moeten voor de bestaande processen zodanig worden gepland dat knelpunten in het aanbod worden uitgesloten en het algemene bedrijfsproces nooit wordt verstoord. Tegelijkertijd moet afval worden vermeden. Gezien het grote aantal processen dat dagelijks in een bedrijf plaatsvindt, is dit geen gemakkelijke taak.
Hoe werkt ERP-software?
Hier komt ERP-software om de hoek komen te vallen. Dit brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database. Alle actoren in het bedrijf hebben hier dan gezamenlijk toegang toe en kunnen zo sneller en betrouwbaarder informatie met elkaar delen. Gegevens hoeft slechts één keer naar het systeem te worden overgedragen en is dan beschikbaar voor alle afdelingen.
Dit zorgt voor aanzienlijk snellere en veiligere processen. Veel processen kunnen ook tussen afdelingen worden ingesteld, wat weer resources bespaart. Met de ERP-software kan elk proces naar wens worden gedeeld met de respectievelijke resources. Dit maakt het voor iedereen duidelijk wanneer welke middelen voor welke werkstap zijn gepland.
Hoe is een ERP-software technisch gestructureerd?
Hiervoor bestaat een ERP-software uit modules. Elke module behandelt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf en bevat tal van functies die de dagelijkse processen ondersteunen. In sommige gevallen kunnen individuele processen ook door het systeem worden geautomatiseerd, wat verdere middelen bespaart.
Op deze manier helpt ERP-software uiteindelijk om middelen te besparen op verschillende niveaus van het bedrijf. Deze kunnen vervolgens winstgevend worden gebruikt voor nieuwe taken. Zo draagt het gebruik van ERP-software duurzaam bij aan de groei van uw eigen bedrijf.
Waarom heb je ERP-software nodig die bij het bedrijf past?
Om deze voordelen te kunnen behalen, moet de software echter perfect passen bij uw eigen bedrijf. Afhankelijk van de vereisten bestaat een ERP-software uit al die modules die nodig zijn om de processen van het betreffende bedrijf te dekken. Modules zoals voor financieel beheer, documentbeheer of personeelsadministratie worden in bijna elk bedrijf gebruikt.
Maar niet elk bedrijf heeft een module nodig voor productie, logistiek of magazijnbeheer. Daarom hebben veel ERP-providers zich in de loop van de tijd in bepaalde industrieën gespecialiseerd en hun oplossingen aangepast aan de behoeften van de respectieve bedrijven. Op de ERP-markt zijn er daarom talloze verschillende systemendie zich richten op specifieke industrieën.
Software voor de bouw heeft bijvoorbeeld totaal andere processen dan een financiële dienstverlener. Daarom moet de ERP-software ook van een andere aard zijn. Hier hangt het bijvoorbeeld af van modules voor bouwplanning, project management of verschillende interfaces met CAD-programma’s of BIM-modellen.
Hoe vind je snel de juiste ERP software voor je eigen bedrijf?
Om u niet te verliezen in het ERP landschap, is het raadzaam om eerst te bepalen wat de software die u zoekt precies kan doen en aan welke eisen deze moet voldoen. Een as-is analyse van de eigen processen geeft informatie over waar er op dit moment een probleem is. Hieruit kunnen vervolgens concrete doelen worden afgeleid, die met de ERP-software moeten worden nagestreefd.
Deze worden verzameld in een load helper. Dit bepaalt ook alle andere randvoorwaarden voor het ERP-project. Dit geldt voor het budget, het aantal gebruikers, het gewenste licentiemodel of de hardwarevereisten en de vereiste functies.
Deze krijgen ook prioriteit. Dit helpt u om de focus op de essentie in de zoekopdracht niet te verliezen en helpt potentiële providers te herkennen of ze aan de vereisten kunnen voldoen. Met de specificaties in de hand is het zoeken dan veel eenvoudiger.